Hoe schrijf je een sociaal-circulair business plan? De case “Circu Velo”

Wat doe je met een vloot van acht- a tienduizend fietsen waarvan er per jaar onvermijdelijk een stuk of duizend aan vervanging toe zijn, maar die nog niet klaar zijn voor de schroothoop? Bij de Gentse Fietsambassade was die vraag de aanleiding voor een innovatief idee dat op het eerste gezicht prima leek te passen in de missie van de organisatie. Samen met De Punt werkte de Fietsambassade het idee uit tot een stevig sociaal-circulair business plan.

De Fietsambassade maakt in Gent deel uit van het straatbeeld en is voor veel tijdelijke en permanente Gentenaars een onmisbare schakel geworden in hun mobiliteit. De organisatie, die in 2017 door de stad Gent en instellingen voor hoger onderwijs opgericht werd als een EVA (extern verzelfstandigd agentschap), heeft een aanbod voor fietsverhuur, fietsherstel en fietsparkeren. Ze timmert daarmee aan een innovatieve fietscultuur voor verplaatsingen in de stad.

De studentenfietsen zijn wellicht het meest populair en zichtbaar, maar daarnaast verhuurt de Fietsambassade nog 16 verschillende types fietsen aan particulieren en ondernemingen. Duurzame mobiliteit is maar een van de pijlers van de missie van de Fietsambassade. In een tweede pijler creëert de organisatie werkgelegenheid en opleidingskansen voor mensen met een afstand tot de reguliere arbeidsmarkt. De professionaliteit waarmee de organisatie dat tweede deel van haar missie aanpakt, blijkt onder meer uit de toekenning, in juli 2021, van het kwaliteitslabel Qfor-WSE. Dat label legt organisaties in de sociale economie kwaliteitseisen op voor onder meer dienstverlening en communicatie naar klanten, begeleiding van medewerkers in een tewerkstellingstraject, en zakelijk en financieel beheer.

Minder tastbaar dan de meetbare kwaliteitsindicatoren maar wellicht even belangrijk voor de groei en het succes van de Fietsambassade is de innovatieve bedrijfscultuur. De zoektocht naar nieuwe klanten, nieuwe producten en nieuwe bedrijfsmodellen zit in het DNA van de organisatie. Maar elk nieuw idee wordt wel grondig getoetst aan de oorspronkelijke missie.

Het is net die toetsing die ervoor zorgde dat het weliswaar nog onvoltooide verhaal van Circu Velo leest als een handleiding voor “Hoe maak ik een stevig sociaal-circulair businessplan?”

“Circu Velo is nog maar een werknaam,” waarschuwt Emanuel Ramoudt, die als projectmedewerker vanuit de Fietsambassade het traject trok.

Afgeschreven?

“Het idee is ontstaan vanuit een voor de hand liggende vraag over het beheer van onze fietsenvloot,” vertelt Emanuel. “We hebben een vloot van acht- a tienduizend fietsen. Als we de kwaliteit van die vloot op peil willen houden, dan moeten we jaarlijks een aantal fietsen vernieuwen. We mikken voor een fiets op een levensduur van ongeveer acht jaar. Dus moeten we jaarlijks een duizendtal fietsen afschrijven.”

“Maar wat betekent afschrijven?”

“Wat we uit de ervaring geleerd hadden, was dat we best niet wachten tot een fiets helemaal stuk is. Afgeschreven fietsen, die dus in ons basis businessmodel niet goed genoeg meer zijn voor verhuur, zijn niet per se allemaal rijp voor de schroothoop.”

“De volgende logische stap was dan: Welke onderdelen kunnen we nog gebruiken van deze fiets? De banden? Het licht? De fietsbel? In de praktijk kwam het vaak op neer dat we een afgeschreven fiets goedkoop verkochten of wegschonken, bijvoorbeeld aan een of andere VZW.”

“Vergeleken met het hergebruik van enkele onderdelen was dit productiegewijs immers een grote sprong. Fietskaders zouden ontmanteld moeten worden, ontlakt en opnieuw gelakt. We hadden vaardigheden nodig die onze huidige medewerkers niet noodzakelijk hadden. Ook qua begeleiding van dat proces hadden we geen ervaring.”

“Het was duidelijk: de ontmanteling en ombouw van een oude fiets tot een nieuwe fiets ging tijd, geld, en een behoorlijke organisatorische inspanning kosten.“

“Het was duidelijk: de ontmanteling en ombouw van een oude fiets tot een nieuwe fiets ging tijd, geld, en een behoorlijke organisatorische inspanning kosten. Hoe lang zou de ontmanteling van zo’n fiets duren, rekening houdend met het profiel van onze medewerkers? Welke omkadering was er daarvoor nodig? Voor hoeveel konden we dan uiteindelijk die “nieuwe” fiets verkopen? En was er voor die prijs ook een markt?”

“Er lag dus denk- en rekenwerk op de plank.”

Drie vragen

“Met een bescheiden subsidie zijn we dan gestart met dat denk- en rekenwerk. We hebben een opdracht uitgeschreven voor begeleider voor het uitwerken van een business plan voor een sociaal-circulair idee. Bleek dat er niet veel partijen daarin gespecialiseerd waren. De Punt tekende in en haalde de opdracht binnen. De Gentse roots waren een extra. Maar wat ons vooral geholpen heeft, is dat Pieter Werrebrouck, die het project vanuit De Punt begeleidde, al een aanpak en methodiek had. Met gestructureerde workshops, maar ook out of the box denken, dwong hij ons om vragen te stellen die we anders wellicht niet hadden gesteld, of om vollediger antwoorden te geven.”

“In ons denkwerk waren er drie belangrijke vragen die we moesten beantwoorden. Wat zou de workload zijn om de kaders te ontmantelen en een nieuwe fiets te maken? De tweede vraag was technisch: waren we zeker dat we tijd zouden steken in kaders die nadien kwalitatief genoeg waren? De derde vraag was het meest speculatief: tegen welke prijs konden we de fietsen verkopen, en bestond daar dan een markt voor?

Workload

“De vraag naar de workload moesten we beantwoorden om tot een kostprijsberekening te komen, maar belangrijker nog, gezien onze missie, om de impact op de organisatie te kunnen inschatten. Onze sociale missie is mensen arbeidsvaardigheden bijbrengen, zodat ze na een tijd klaar zijn voor de reguliere arbeidsmarkt. Anders dan in een gewoon bedrijf starten wij vaak met mensen die niet alleen het vak nog moeten leren, maar ook algemene arbeidsvaardigheden. Dat vergt meer omkadering dan in een reguliere arbeidsomgeving.”

“Maar fietsen ontmantelen en monteren is een heel ander proces. Omdat het uniformer en repetitiever is, vergt het montageproces veel meer structuur. Als je het op een efficiënte manier wil doen, moet je meer in een continu proces gaan organiseren; bijna lopende band gaan denken. De skills voor dat soort proces kenden we nog onvoldoende, noch voor de medewerkers, noch voor de omkadering.”

“In het voortraject hebben we dat niet alleen op papier maar ook in het atelier uitgetest, zodat we een realistisch en berekend zicht kregen op de tijd en investeringen die nodig zijn voor montage en begeleiding.”

“Ons “product” is ook altijd de impact op de vaardigheden van de medewerkers.“

“Efficiëntie is belangrijk, maar bij ons nooit de enige overweging. Ons “product” is ook altijd de impact op de vaardigheden van de medewerkers. Als we met het montageproces een nieuwe set van vaardigheden willen bijbrengen, vergt dat behoorlijke aanpassingen en investeringen in de organisatie. Die mogen we zeker niet onderschatten. Je hebt bijvoorbeeld een ander type van begeleider nodig voor een continu montageproces dan voor fietsherstelling. Dus zouden we wellicht ook daar nieuwe mensen voor moeten aanwerven, of bestaande mensen omscholen en verplaatsen van fietsherstel naar montage. Kon de organisatie dat aan?”

Technisch

“De tweede vraag die we in het business plan moesten beantwoorden, was of de gerecupereerde kaders eigenlijk wel stevig genoeg waren om er een “nieuwe”, duurzame fiets van te maken. Voor die technische vraag werkten we samen met Bike Labs, een spin-off van de Universiteit van Gent die gespecialiseerd is in het testen van fietsen.”

“De algemene conclusie uit dat onderzoek was dat onbeschadigde kaders nog jaren konden meegaan. Maar een bijkomende conclusie was ook dat het te tijdrovend en te duur zou zijn om in het productieproces elk kader te testen. Het onderzoek leverde wel een lijst met criteria die technici kunnen overlopen bij de visuele controle tijdens het selectieproces.”

“Met de antwoorden op de eerste twee vragen konden we dan een prijsvork bepalen en het marktpotentieel proberen in te schatten.”

Prijs en markt

“Dat deel van een business plan blijft altijd het meest speculatief en abstract. Met excel kan je veel bewijzen, maar het is maar als je springt dat je het weet.”

“Qua prijs kwamen we uit op een vork tussen 500 en 700 euro. Dat is niet weinig; teveel alleszins om de concurrentie aan te gaan met de supermarktfietsen. Maar we wilden geen compromissen op kwaliteit. Bovendien zitten we in een fietsmarkt die in volle evolutie is, onder meer met de opkomst van de elektrische fiets.”

“Rond die kernwaarden kan je een interessante en onderscheidende communicatie en marktbenadering bouwen. We hebben een verhaal. Hoe mooi zou het bijvoorbeeld zijn als de klant haar gepersonaliseerde fiets overhandigd krijgt door de medewerker die hem gemaakt heeft?”

Conclusies

“De – voorlopige – algemene conclusie uit de oefening met het business plan was dat het rendabel kan zijn om elk jaar enkele tientallen tot een paar honderd fietsen te produceren. Maar als we dit op de juiste manier willen doen, met de juiste begeleiding, mogen we niet rekenen op grote winsten.”

“Maar dit is een sociaal-circulair business plan. Dus kan de financiële conclusie niet de enige zijn. In het nieuwe productieproces zouden we eigenlijk een tussenstap creëren op weg naar een goede fietshersteller en dus doorgroeimogelijkheden voor onze medewerkers. Die impact op het vlak van opleidingskansen berekenden we ook vrij precies in het businessplan en die is misschien belangrijker dan de winstopportuniteiten.”

Next steps

“Het business plan was klaar in het voorjaar van 2021. Na intern overleg hebben we toen besloten niet hals over kop op te starten. Twee overwegingen speelden mee. We zaten toen in volle coronacrisis, zonder zicht op hoe die zou evolueren. En uit ons denk- en rekenwerk was gebleken dat de impact op de bestaande organisatie aanzienlijk zou zijn.”

“De gevolgen van de coronacrisis waren, en zijn nog altijd, moeilijk in te schatten. Wel wisten we met zekerheid dat de aanvoer van onderdelen strop zat: we zouden meer dan een jaar moeten wachten op onderdelen. Aan de kant van de vraag naar fietsen, was er onzekerheid, maar misschien ook een opportuniteit: misschien was er net een grotere nood aan fietsen op instapniveau.”

“De uitdagingen voor de organisatie willen we pas aangaan als we zeker zijn dat we die aankunnen. Anderzijds hebben we daar ook een aantal troeven. Onze grondstof, het fietskader, is eigenlijk onuitputtelijk; er komen er alleen maar bij. En hoewel de tijdsinvesteringen in organisatie en mensen aanzienlijk zijn, hoeven we in onze bestaande infrastructuur geen al te grote financiële investeringen te doen. We kunnen dus vrij snel de echte markt testen, opstarten én rendabel zijn.”

Gentenaar Emanuel, vader van twee kinderen, actieve fietser en al lang autoloos, was de geknipte man om vanuit de Fietsambassade dit project te trekken. Als flexibel inzetbare projectmedewerker ontwikkelde hij onder meer al software en een webshop voor fietsverhuur. Door van project naar project te stappen – Emanuel werkt al 3 jaar voor de Fietsambassade – leerde hij ook de organisatie in al haar facetten kennen. Emanuel werkt halftijds voor de Fietsambassade. In een andere gedaante is hij ondernemer. Hij maakt ambachtelijk fietsen op maat en verkoopt die wereldwijd.

In bedrijfsadviseur Pieter Werrebrouck van De Punt vond hij het perfecte klankbord en sparring partner voor de uitwerking van het sociaal-circulair business plan.

“Sociaal-circulair wordt echt een van de speerpunten in het aanbod “Sociaal ondernemen in actie” van De Punt,” vertelt Pieter.

“In die focus op sociaal-circulair komen de ervaringen die we de voorbije jaren opbouwden in sociaal en duurzaam ondernemen en met de sector van sociale werkgelegenheid mooi samen.”

“In april 2019 organiseerden we al het inspiratie- en netwerkevent Circulair en sociaal, het nieuwe normaal.  Zopas startte Pieter-Jan Van de Velde als business developer met exclusieve focus op sociaal circulair ondernemen.”

“In die focus op sociaal-circulair komen de ervaringen die we de voorbije jaren opbouwden in sociaal en duurzaam ondernemen en met de sector van sociale werkgelegenheid mooi samen.”

“Sociaal-circulair ondernemen is een vrij nieuw begrip, maar heeft wel een behoorlijk potentieel. Het vertrekt vanuit het besef dat de circulaire economie een hoeksteen wordt van onze gezamenlijke toekomst. Circulaire economie kan vele vormen aannemen, maar voornamelijk bij hergebruik en upcycling zijn vele handjes vereist om dit mogelijk te maken. Dan gaat het niet enkel om productie, maar ook om logistiek, triage, demontage, … Vaak zijn dat taken die via sociale tewerkstelling kunnen verricht worden. We geloven er dan ook rotsvast in dat er heel wat extra sociale tewerkstelling kan gecreëerd worden door het uitwerken van circulaire oplossingen voor overheden, bedrijven en burgers.”

Maatwerkbedrijven en sociaal ondernemers

“Onze ervaring met de sociale economie leert dat er daar heel wat creativiteit aanwezig is. Maatwerkbedrijven en sociaal ondernemers zoals de Fietsambassade denken zelf innovatieve ideeën en concepten uit. Wij zetten graag onze schouders en ervaring onder zulke concepten, want ook daar zit heel wat onontgonnen potentieel.”

“Maatwerkbedrijven zijn het gewoon om te ondernemen en kunnen bovendien heel goed de mogelijkheden en talenten van hun doelgroepmedewerkers inschatten. Maar soms ontbreekt het hen aan tijd en middelen, omdat ze dagdagelijks actief zijn in een competitieve omgeving.”

“We begeleiden sociaal-circulaire innovatie op verschillende manieren. Vaak denken we mee rond het business model en schrijven we mee aan een businessplan, zoals we bij Circu Velo gedaan hebben. Wat we als sparring partner en klankbord op tafel leggen, is niet alleen een beproefde aanpak, maar ook de concrete ervaringen uit ons netwerk. Niet zelden zullen we sociaal ondernemers voor elkaar laten getuigen. Dat blijkt steevast een van de meest verrijkende ervaringen.”

In de groeiende sector van de (sociale) fietseconomie stelt De Punt niet alleen deelfietsen ter beschikking (van, jawel, de Fietsambassade) aan zijn klanten-ondernemers. De stedelijke fietskoerierdiensten Cargovelo en Grinta Koeriers zijn gestart bij De Punt of zijn nog altijd klant van het bedrijvencentrum. Rijwielen Vercamer, ook een bewoner van De Punt, bouwt fietsen op maat en heeft een onderhoud- en hersteldienst voor particulieren.

“Een klankbord- of adviestraject begint altijd met een vrijblijvend kennismakingsgesprek, waar we al heel wat feedback, tips en contacten meegeven,” vertelt Pieter. “Dat gesprek duurt altijd langer dan voorzien, door het enthousiasme en de goesting die dergelijke ideeën bij ons opwekken.”

Nadenken over bestaande organisatie

Emanuel Raboudt van de Fietsambassade bevestigt: “De methodische aanpak van De Punt heeft echt wel geholpen om het business plan stevigheid te geven.”

“Maar het gaat verder dan dat. De hele oefening rond Circu Velo heeft ons ook doen nadenken over de huidige organisatie en onze bestaande markt. Zo hebben inzichten uit de denkoefening ons geholpen bij de opbouw van een opleidingsatelier voor de bestaande activiteiten dat we vorig jaar startten. Hoe doen we opleiding op de werkvloer? Als wij een tussenstap zijn naar “echt” werk, dan moeten we onze medewerkers een traject aanbieden waarin ze kunnen groeien.”

“Door de interne discussie over het business plan zitten die ideeën over opleiding, maar ook over de betekenis van sociaal-circulair nu dieper en breder in de organisatie. Dat is een resultaat dat niet de onmiddellijke doelstelling was van het business plan, maar dat wel heel waardevol is.”

++++++++++++++++++++++++++++++++++

Wie op een circulair idee broedt met potentieel op sociale werkgelegenheid, kan dit aftoetsen bij Pieter Werrebrouck (pieter@depunt.be; 09/2727900) tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek.